Sağlık Sektöründe İç Soruşturmalar Serisi: Tedarik Zinciri ve Ticari Suistimallerin Soruşturulması

Giriş

Sağlık Sektöründe İç Soruşturmalar Serisi’nin ilk makalesinde, iç soruşturmaların hukuki çerçevesini ve kurumsal yönetim boyutunu ele almış; sektöre özgü hukuki ve etik riskleri, soruşturma süreçlerinde bağımsızlığın ve delile dayalı değerlendirmenin önemini, hasta güvenliği ve kurumsal sorumluluklar çerçevesinde incelemiştik (Makalemize buradan ulaşabilirsiniz). Bu çerçevede, serimizin ikinci makalesinde sağlık sektörünün tedarik ve dağıtım süreçlerinde ortaya çıkabilecek ticari suistimalleri, bu suistimallerin tespitine yönelik inceleme yöntemlerini ve soruşturma süreçlerinde dikkat edilmesi gereken hususları ele alıyoruz.

Bu alandaki suistimaller, çoğu zaman görünüşte olağan bir satış, iskonto veya iade işleminin içinde saklanır. Etkili bir soruşturmada ürünün fiziksel hareketi, parasal akış ve dijital kayıtlar karşılaştırılır. Fiyat farkı veya olağan dışı satış hacmi önemli bir başlangıç göstergesidir. Ancak hukuka aykırılık sonucuna, işlem koşulları ve deliller birlikte değerlendirildikten sonra varılabilir.

Ürün Akışı İle Para Akışının Ayrıştığı Noktalar

Türkiye’de ilaç fiyatlandırması, geri ödeme koşulları ve sözleşmesel iskontolar, dağıtım kanalındaki teşvikleri etkileyebilir. Bir hastaneye özel koşullarla tahsis edilen ürünün başka bir kanala yönlendirilmesi, dönem sonu satışlarını artırmak amacıyla depoya ihtiyaç fazlası ürün sevk edilmesi veya bedelsiz ürünlerin ticari amaçla satılması, bu teşviklerin kötüye kullanılmasına örnektir. Ancak fiyat farkının bulunması, tek başına ürün kıtlığının veya suistimalin açıklaması olarak kabul edilmemelidir.

Tedarik zincirindeki kayıp, yalnızca çalınan ürünün bedeliyle sınırlı değildir. Ürünün yanlış saklanması etkinliğini azaltabilir, izlenebilirliğin kaybolması geri çağırma süreçlerini güçleştirebilir ve sahte ürünlerin meşru tedarik zincirine girmesine imkân yaratabilir. Özellikle soğuk zincir ürünlerinde sevkiyat ve sıcaklık kayıtlarının incelenmesi, satış sözleşmesinin incelenmesi kadar önem taşır.Ürünün güvenliliğine ilişkin bir şüphe varsa kalite değerlendirmesi, soruşturmayla eş zamanlı yürütülmelidir.

Tıbbi cihazlarda ise konsinye stokların takibi, ameliyatta kullanılan implant ile fatura edilen ürünün eşleşmesi, demo cihazlarının izlenmesi ve teknik servis kayıtları öne çıkar. Hastanede bulunduğu kaydedilen bir cihazın başka bir müşteride kullanılması veya kullanılmayan sarf malzemesinin kullanılmış gibi gösterilmesi, farklı ekiplerin tuttuğu kayıtların karşılaştırılmasıyla ortaya çıkarılabilir.

Hastane ve hizmet sağlayıcılar açısından, sunulmayan bir hizmetin verilmiş gibi faturalandırılması, kullanılan malzemeden daha pahalı bir ürünün kayda geçirilmesi veya aynı hizmet için mükerrer ödeme talep edilmesi de incelenebilir. Bu dosyalarda klinik kayıtlar, sarf malzemesi kullanımı ve geri ödeme başvuruları karşılaştırılmalıdır. Kodlama hatası ile kasıtlı olarak gerçeğe aykırı talepte bulunulması birbirinden ayrılmalı ve tıbbi gereklilik konusunda bağımsız uzman desteği alınmalıdır.

Paralel Ticaret ile Kaçakçılığın Ayrılması

Paralel ticaret, ürünün üreticinin öngördüğü dağıtım ağı dışında ticarete konu edilmesini ifade edebilir. Ancak bu kavram, kendiliğinden kaçakçılık suçu anlamına gelmez. İhracat veya yeniden satışın hukuki durumu; ürün ve işletme izinleri, gümrük işlemleri, uygulanabilir ihracat kısıtlamaları, fikrî mülkiyet kuralları ve sözleşmeler dikkate alınarak belirlenir. Sözleşmeye aykırı yönlendirme ile ceza hukuku ihlali birbirinden ayrılmalıdır.

Gerçeğe aykırı gümrük beyanı, sahte belge kullanımı veya ihracatı kısıtlanmış bir ürünün mevzuata aykırı şekilde yurt dışına çıkarılması iddialarında, 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanunu ve ilgili gümrük hükümleri incelenir. Belgede sahtecilik değerlendirmesi de belgenin niteliğine ve fiilin unsurlarına bağlıdır. Her ticari faturayı resmî belge kabul ederek Türk Ceza Kanunu (“TCK”) madde 204'ü uygulamak doğru değildir.

İnceleme, ürünün hangi hukuki ve fiziksel güzergâhtan geçtiğini ortaya koymalıdır. Sipariş, sevk adresi, taşıyıcı, gümrük müşaviri, nihai alıcı ve ödeme yapan kişi arasındaki uyumsuzluklar araştırılmalıdır. Yetkili kanaldan alınan ürünün farklı bir ülkede bulunması, soruşturma açısından bir başlangıç verisidir. Ancak ürünü kimin, ne zaman ve hangi bilgiye dayanarak yönlendirdiği ayrıca ortaya konulmalıdır.

Spot Satış ve Görünmeyen Ekonomik Menfaat

Spot satış ifadesi de tek başına hukuki bir nitelendirme değildir. Hastane indirimiyle alınan ürünlerin aracıya devredilmesi, yöneticinin kişisel komisyon alması veya bayi üzerinden bir çalışanın yakınına ödeme yapılması farklı hukuki sorunlara yol açabilir. Şirkete ait mal üzerinde yetkisiz tasarrufta bulunulması durumunda güveni kötüye kullanma, aldatma yoluyla menfaat temin edilmesi durumunda ise dolandırıcılık gibi suçlar, unsurları yönünden değerlendirilebilir. Ancak her sadakat borcu ihlali, otomatik olarak TCK madde 155 kapsamında değildir.

Fatura dışında hesaplanan iskonto, prim veya yıl sonu mutabakatı da her durumda vergi suçu değildir. Gerçek işlem, doğru muhasebeleştirme ve usulüne uygun belgelendirme belirleyicidir. Hiç verilmemiş bir danışmanlık hizmetinin faturalanması ile gerçek bir işlemin miktarının veya mahiyetinin yanlış gösterilmesi arasında ayrım yapılmalıdır. Sahte belge ve muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge kavramları birbirine karıştırılmamalıdır. Vergi Usul Kanunu madde 359 bakımından somut belge ve ilgili fiil incelenmelidir.

Örtülü menfaat, bazen piyasa bedelinin üzerindeki lojistik ücretlerinde veya belgesiz pazarlama katkılarında saklanabilir. İnceleme ekibi, üçüncü tarafın hizmet kapasitesini, ortaklık yapısını ve çalışanlarla bağlantılarını araştırmalıdır. Bedelin yüksekliği tek başına suistimal anlamına gelmez. Hizmet kapsamı, aciliyet, coğrafi koşullar ve karşılaştırılabilir teklifler de değerlendirmeye alınmalıdır.

Soruşturmanın Veri Temelinin Kurulması

Öncelikle siparişten tahsilata uzanan bir işlem haritası oluşturulmalıdır. ERP satış kayıtları, depo yönetim kayıtları, irsaliyeler, taşıma belgeleri, iadeler, kredi notları ve banka hareketleri, mümkün olduğunca aynı ürün ve dönem temelinde eşleştirilmelidir. Ürün veya lot kodlarındaki değişiklikler, saat dilimleri ve kısmi teslimatlar eşleştirme hatasına neden olabileceğinden veri temizliği kayda geçirilmelidir.

İlaç Takip Sistemi (İTS) ve Ürün Takip Sistemi (ÜTS) verileri, şirketin yetkili olarak erişebildiği kapsamda bu haritaya eklenebilir. Ancak sistemde kayıtlı bir hareket, fiziksel teslimatın gerçekleştiğini veya ürün kalitesini tek başına kanıtı değildir. Teknik bildirim hatası, gecikmiş entegrasyon veya yetkili düzeltme ihtimalleri araştırılmadan kayıt farklılıkları kasıtlı yönlendirme olarak yorumlanmamalıdır. Hasta veya hekim verilerine ihtiyaç duyulması hâlinde bu verilere erişim ayrıca sınırlandırılmalıdır.

Hastanenin tüketimiyle satın alma hacmi arasındaki fark da kendi bağlamında değerlendirilmelidir. Yeni bir kliniğin açılması, hastanenin sevk merkezi olması, mevsimsellik, stok tamponu veya toplu satın alma uygulamaları anomaliyi açıklayabilir. Öncelikle karşılaştırılabilir kurumlar ve dönemler seçilmeli, sonra klinik kapasiteyle uyumsuz tekrar eden hareketler üzerinde durulmalıdır. İstatistiksel sapmalar, soruşturma önceliğinin belirlenmesine yardımcı olur ancak kusur tespitinin yerine geçmez.

Distribütör Denetimi ve Görüşmeler

Sözleşmesel denetim hakkı, hangi kayıtların, kim tarafından ve hangi gizlilik güvenceleriyle incelenebileceğini belirler. Denetim maddesi, şirkete bütün ticari veya kişisel verilere sınırsız erişim hakkı tanımaz. Sözleşmede denetim hakkı bulunmaması durumunda alternatif kayıt talepleri, bağımsız doğrulama veya sözleşmesel çözüm yolları değerlendirilmelidir. Yetkisiz sistem erişimine başvurulmamalıdır.

Görüşmelerde önce akışın nasıl çalıştığı anlaşılmalı, ardından somut sapmalara ilişkin sorular yöneltilmelidir. Satış çalışanının hangi fiyatı onayladığı, depo personelinin ürünü kime teslim ettiği ve finans biriminin hangi hesabı kullandığı, aynı olayın farklı parçalarıdır. Hakkında iddia bulunan kişiye açıklama yapma ve iddialara cevap verme imkânı tanınmalıdır. Belgelerin eksik olması ile belgelerin kasıtlı olarak gizlenmesi iddiaları ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

Kurgusal bir örnekte, hastaneye özel fiyatlarla satılan implantların dönem sonunda bayiye devredildiği ve yeni dönemde iade edildiği düşünülsün. İncelemede yalnızca satış rakamlarına bakılması, gerçek talep artışı ile dağıtım kanalında stok biriktirilmesi arasındaki farkın anlaşılmasını engelleyebilir. Fiziksel sayım, ameliyat kullanım kaydı, seri numarası ve iade bedelinin kime ödendiği birlikte incelendiğinde ürün yönlendirmesi, muhasebe hatası ve gelirlerin erken kaydı ihtimalleri birbirinden ayrıştırılabilir.

Kalıcı Kontrol Tasarımı

Soruşturma sonuçlarına göre müşteri açılış kontrolleri, iskonto onayları, teslim adresi değişiklikleri, iade yetkileri ve banka hesabı doğrulaması yeniden düzenlenebilir. Satış hedefleriyle stok eritme baskısı arasındaki ilişki de ele alınmalıdır. Aynı kişinin hem ticari istisnayı onaylaması hem de sonradan kontrol etmesi yerine görev ayrılığının sağlanması, çok sayıda yeni onay katmanı eklemekten daha etkili olabilir.

İyileştirmelerinin işe yarayıp yaramadığı, tekrar eden gerekçesiz iadeler, stok farkları ve üçüncü taraf ödeme istisnaları üzerinden izlenmelidir. Tedarik zinciri soruşturmasının somut çıktısı, ürünün nerede ve hangi koşullarda bulunduğunu açıklamak, ekonomik menfaatin kime geçtiğini göstermek ve hasta güvenliğine etkisi olan belirsizlikleri gidermektir.

Sonuç

Sağlık sektöründe tedarik zinciri ve ticari suistimallerin soruşturulması, yalnızca mali kayıpların ve hukuka aykırı işlemlerin tespitiyle sınırlı değildir. Ürün hareketlerinin, finansal işlemlerin ve dijital kayıtların birlikte değerlendirilmesi, olası suistimallerin somut delillerle ortaya konulmasını sağlar. Elde edilen bulguların etkili iç kontrol mekanizmalarına dönüştürülmesi ise benzer risklerin önlenmesine, tedarik zincirinde şeffaflığın artırılmasına ve hasta güvenliğinin korunmasına katkı sağlar.

Serimizin bir sonraki makalesinde, sağlık meslek mensuplarıyla ilişkilerde tanıtım etiğini, bilimsel faaliyetler kapsamında sağlanan menfaatlerin değerlendirilmesini ve bildirim sahiplerinin soruşturma sürecinde korunmasına ilişkin hususları ele alacağız.