Gayrimenkul Sektöründe Uyum Süreçleri Neden Önemlidir? - Gayrimenkul Mevzuatına Uyum Serisi 01

Küresel çapta yaklaşık iki yıldır etkilerini gösteren COVID-19 salgınının neden olduğu belirsizlikten en çok etkilenen sektörlerden biri de gayrimenkul sektörü oldu. Türkiye'de veya yurtdışındaki birçok şantiyede çalışmalar devam etse de organizasyon ve yönetim boyutunda sosyal mesafe kuralları gereği şirket yönetimindeki bazı kritik departmanların uzaktan çalışma modeli beraberinde karmaşık sorunları da getirdi.

Gayrimenkul şirketlerinin yüklenicileri malzeme ve iş gücü sıkıntısı, artan maliyetler ve proje teslim zorluklarıyla karşı karşıya kalırken; bu zorluklar gayrimenkul şirketlerine proje tesliminde gecikmeler ve/veya müşteri taleplerinde karşılanması güç değişimler olarak yansımaktadır. Sektör dinamikleri dikkate alındığında, salgın hala devam ederken, çalışanları işe almanın zorlukları, sözleşme koşullarının değişmesi, lojistik ve tedarik zincirindeki aksamalar, tedarik tarafında hızla artan maliyetler, kur riski vb. dahil olmak üzere birçok endişenin hala devam ettiği söylenebilir. Bu endişelerin giderilmesi için şirket içindeki uyum programının etkili ve sürdürülebilir bir şekilde uygulanıyor olması önemlidir.

Türkiye’deki şirketler bakımından yasal olarak uyum programı oluşturma yükümlülüğü, sadece suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanının önlenmesine ilişkin mevzuat uyarınca bankalar, portföy yönetim şirketleri, kıymetli madenler aracı kuruluşları, elektronik para kuruluşları, sigorta ve emeklilik vb. gibi regüle edilen şirketler ile Sermaye Piyasası Kanunu’na ("SPK") tabi aracı kurumlar için mevcuttur. Bununla birlikte halka açık şirketler için, kurumsal yönetim ilkeleri dahil olmak üzere sermaye piyasası mevzuatına uyum yükümlülükleri ayrıca bulunmaktadır. Bu durumda şu an için SPK ve ilgili yönetmelikler uyarınca sadece SPK’ya tabi gayrimenkul şirketleri bakımından uyum programı oluşturma yükümlülüğü bulunmaktadır.

Yukarıda açıklandığı üzere Türkiye’deki tüm şirketleri kapsayan ve uyum programı oluşturmaya zorlayan bir yasal zorunluluk henüz bulunmasa da uyum programının dünya genelinde her sektörde çok sık başvurulan güncel ve önleyici bir program olduğu, adeta bir kültür haline geldiği unutulmamalıdır. Kurumsal yönetim ilkelerinin, dünyada önemi giderek artan Çevresel, Sosyal ve Yönetişim (Environmental, Social and Governance- "ESG") eğiliminin bölünmez bir parçası olduğu ve bu alandaki gelişmişlik seviyesinin özellikle dış ticaret ve dış finansman alanında çalışılacak iş ortakları ve kreditör ile yapılacak görüşmelerde önemli bir kriter olarak değerlendirmeye alınacağı da göz önünde bulundurulmalıdır.

Bu nedenle sektör dinamikleri dikkate alınarak genel hatları ile bu sürecin önemli başlıklarına yer vereceğiz.

1. Uyum Programının Hazırlanması ve Hayata Geçirilmesi

Gayrimenkul sektörü hukukun birçok alanına temas ettiği için karmaşık bir sektördür. Gayrimenkul, gayrimenkul projeleri ve/veya gayrimenkule dayalı haklar ile iştigal eden bir şirketin bu kanunlarla sınırlı olmamak üzere tabi olduğu mevzuat ana hatları ile; 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu, 3194 sayılı İmar Kanunu, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, 5543 sayılı İskân Kanunu, 2644 sayılı Tapu Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 2872 sayılı Çevre Kanunu, 2634 sayılı Turizmi Teşvik Kanunu, 3621 sayılı Kıyı Kanunu, 4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkındaki Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu şeklinde sıralanabilir. Bu nedenle yukarıda sıralanan mevzuatların ilgili bölümlerinin her birini ayrı ayrı dikkate alan, iyi organize edilmiş bir uyum programının getireceği faydalar sayısızdır.

Genel hatları ile inşaat ve inşaatla ilgili işlerde faaliyet gösteren şirketlerin en sık karşılaştığı uyum sorunlarının başında; yasalara ve mevzuata uygun olmama, iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinin alınmaması, iş hukukundan kaynaklanan hukuki ve idari davalar, hem ulusal hem uluslararası boyutta yapı malzemelerinin ve ürünlerinin kalite ve belgelendirilme (örneğin CE standardı) zorunluluğuna uymaması, taraf olunan sözleşmelerden doğan ihtilaflar, yapı yönetmeliklerine ve standartlarına bağlılık sorunları, zorunlu sigorta gerekliliklerinin yerine getirilmemesi ve çalışan eğitimlerinin tamamlanmaması gibi örnekler gelmektedir.

Bu nedenle sektörel ihtiyaçların göz önünde bulundurulup şirkete özgü bir uyum programının hazırlanması hayati bir önem taşımaktadır. Şirket içinde bir uyum programı tasarlanırken gayrimenkul şirketlerinin taraf olduğu önemli sözleşmeler de dikkate alınarak “Sözleşme Uyum İncelemeleri” yapılmalı ve sektörün değişen koşullarına göre periyodik olarak sektör risk ve analizleri güncellenmelidir. Karşılaşılabilecek bu uyum risklerine ve sorunlarına yönelik politika ve prosedürler oluşturulmalı, bunların şirket içinde doğru bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının takibi yapılmalıdır. Oluşturulan uyum programının ardından çalışanların bu konuda bilgilendirilmesi için eğitim verilmesi ise sağlıklı bir uyum sürecinin ayrılmaz bir bileşenidir.

Gayrimenkul düzenlemeye en çok tabi sektörlerden biridir ve gerekli standartlara uyulmaması veya standartların karşılanamaması durumunda, düzenlemelerle yanı sıra cezalar ve yasal işlemler de beraberinde gelir. Ödenebilecek yüksek meblağlı idari para cezaları, muhtemel müşteri kayıpları ve yaşanabilecek dava temsil masraflarının şirketlere getireceği mali yüklerin yanında şirket itibarının da ciddi oranda zedelenebileceği göz önünde bulundurulmalıdır.

2. Uyum Süreci Çerçevesinde Geliştirilmesi Gereken Politikalar

Etik ve Uyum Yönetimi Politikası

Etik ve davranış kuralları; şirketlerin kurum kültürünün oluşmasına, çalışanların hem birbirleri hem şirket yönetimi ile etkin iletişim kurmalarına, şirketin müteahhitlerine, müşterilerine, iş ortaklarına ve rakiplere karşı sorumluluklarını şekillendirmesine öncülük eder. Etik ilkeler ise genel olarak insan hakları, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele, çıkar çatışmasının engellenmesi, ekonomik yaptırımlara uyum, gizlilik ve içsel bilgilerin korunması, iş sağlığı ve güvenliği gibi konular başta olmak üzere şirketlerin çalışanları, müşterileri ve iş ortakları ile ilişkileri için kapsamlı bir çerçeve çizmektedir. Dünya genelinde etik ve uyum ile ilgili riskleri değerlendirmek ve bunları önlemek; salgın koşullarında şirket işleyişinin değişmesiyle, farklı bölgelerde eş zamanlı yürüyen operasyonlarla, yeni veya değişikliğe uğramış mevzuat düzenlemeleriyle ve bunların sonucunda verilen ciddi yaptırımlarla daha da zor hale gelmiştir. Bu nedenle bütün bu süreçleri dikkate alan etkin ve önleyici bir “Etik ve Uyum Yönetimi Politikası” tasarlayıp uygulamaya koyduktan sonra, bu politikayı şirket içinde bir kültür haline getirmenin süreç açısından temel bir noktada olduğu unutulmamalıdır.

İş Sağlığı ve Güvenliği Politikası

İnşaat şantiyeleri doğası gereği tehlikeli alanlardır ve bu nedenle sıkı bir şekilde sağlık ve güvenlik mevzuatına tabidir. Gayrimenkul şirketleri tamamıyla iş sağlığı ve güvenliği talimatları doğrultusunda çalışmalı, “sıfır kaza politikası” üzerine gerekli bütün önlemleri almalı ve insanlara, çevreye zarar gelmesini önlemek için her türlü tedbiri uygulamaya koymalıdır.

Gayrimenkul sektörü için sağlık ve güvenlik uyumu konusunda yetkili, güvenilir ve akredite kurumlar tarafından sağlık, emniyet ve çevre konularında şirket çalışanlarına gerekli eğitimlerin verilmesi, çalışma yapılacak her yerde önce sağlık ve emniyet konularında proaktif önlemlerin alınması, gerekli denetimlerin uzmanlar tarafından periyodik olarak yapılması ve bu sürecin takibi için danışmanlık alınması önem arz etmektedir.

Kalite Yönetimi Politikası

İnşaat sektöründe, sağlanan yapı ve hizmetin dayanıklılığı, bir şirketin başarısının ve süregelen itibarının kilit noktalarından biridir. Şirketler faaliyet gösterdiği alanlarda, her zaman en iyi performansı göstererek tüm işlerini aynı yüksek kalitede tamamlamayı amaçlamalıdır.

Kalite yönetimi sadece en pahalı malzemeleri seçmek ya da en lüks projeyi yapmakla ilgili değildir. Bu yönetim ilgili mevzuatlar uyarınca yapı tasarımının ve teknik özelliklerinin doğru belirlenmesinden yerel ve uluslararası standartlara en uygun malzemelerin seçilmesine kadar baştan sona bir proje yönetimini gerektirir. Bu nedenle bir gayrimenkul projesinin tüm taraflarını hesaba katan, modern ve ihtiyaçlara uygun bir “Kalite Yönetimi” sistemi kurarak, projelerde kalitede oluşması muhtemel olumsuzlukları önleyecek şekilde kalite kontrol ilkelerinin belirlemesinin önemlidir.

Çevre ve Sürdürülebilirlik Politikası

Gayrimenkul sektöründen çevresel düzenlemeye daha fazla tabi olan herhangi bir sektör yok denilecek kadar azdır. Bu nedenle küresel bir trend olarak ilk arazi etki değerlendirmelerinden atık yönetimine ve enerji verimliliğine kadar her bir gayrimenkul projesi, çevreye mümkün olduğunca en az etki edecek şekilde tasarlanmaya başlanmıştır. Bu anlamda bahsedilen alanları da kapsayan bir uyum programının uygulamaya konulması önemlidir. Genel olarak şirketlerin çevre politikalarının temelini oluşturan faaliyetler ise; (i) atıkların azaltılması ve geri kazanım yolu ile hava, su, toprak kirlenmesini önleyerek çevrenin korunmasını sağlamak, (ii) doğal kaynak kullanımını azaltarak mümkün olduğunca tekrar kullanılabilir ve geri dönüştürülebilir materyallerin tüketimine yönelerek etkin bir çevre yönetim sistemi geliştirmek, (iii) ulusal ve uluslararası yasa ve mevzuatlara uygun şekilde resmi kurumlar, sivil toplum kuruluşları ile iletişim ve iş birliği içinde çevreyi korumak (iv) enerji verimliliğinin artırılmasına yardımcı olmak ve (v) bu politikanın sürekli iyileştirilmesini sağlamak şeklinde sayılabilir.

Çevreyi korumaya yönelik tedbirler, ekolojik dengeyi koruyarak sürdürülebilir bir gelecek inşa etmede önemli rol oynayacaktır. Tüm dünyada yeşil bina ve sürdürülebilir malzemelerin kullanımına yönelik talep artmaktadır. Gayrimenkul şirketleri sürdürülebilirliğe verdiği önemi paylaşmak ve toplumu sürdürülebilir bir geleceğe taşımak için “Sürdürülebilirlik Politikası” oluşturup bunu iş programlarının bir parçası haline getirmelidir. Genel olarak şirketlerin sürdürülebilirlik politikalarına birkaç örnek olarak; (i) gayrimenkul projelerinde park-bahçe sulaması için yağmur suyu sistemlerinin kurulması, (ii) su yönetimi ve tasarrufu konusunda çalışanların eğitilmesi, (iii) enerji yönetiminin bir kültür haline getirilmesi, (iv) yakın mesafeden hammadde tedariği, (iv) binaların kullanım süresince çevreye olan etkililerini azaltacak, yaşam konforunu artıracak ürün ve hizmetlerin sunulması vb. verilebilir.

Günümüzde etkin uyum programları ile bir hayli ön planda tutulan çevre ve sürdürülebilirlik alanlarında öncü kurumsal gayrimenkul şirketleri hem müşteri hem yatırımcı ilgisini çekmekte hem de sektördeki rakiplerine bu alanda örnek teşkil etmektedirler. Bu şekilde şirketler hem çevreye zarar vermemek konusundaki tüm sorumluluklarını yerine getirecek hem de çevre mevzuatına uyumu ile şirket itibarını artıracak, müşteri güveni oluşturacak, yeni yatırımlar veya finansman alacak, rekabetçi iş ortamında öne çıkacak ve nihayetinde işini daha hızlı büyütebilecektir.

3. Uyum Sürecinde Dijitalleşme

İhtiyaç duyulması halinde kolayca erişilebilen güncel belgeler etkin bir uyum sürecinin başlıca kaynaklarından biridir. Şirketler, bir sözleşmenin en son kopyasını veya en son verilen eğitim sertifikasını ofis arşivinde fiziki olarak aramak yerine, uyum belgelerini yönetmeye yardımcı olmak adına giderek artan bir şekilde yazılım sistemlerine yönelmektedir. Uyum belgeleri bulut tabanlı bir portalda depolandığında, önemli belgelerin kaybolma ihtimali fiziki belgelerin kaybolma ihtimalinden çok daha düşük olur ve yenilemeler ve/veya güncellemeler için son tarihler online olarak takip edilebilir hale gelir. Uyum programlarının tüm çalışanlar tarafından erişilebilir olması programın uygulanabilirliği açısından kritiktir. Bu nedenle, özellikle uzaktan çalışmayla daha da fazla hissedilen bir şekilde önemi artan dijital yazılım çözümleri, şirket merkezindeki çalışandan sahadaki şantiye yöneticisine kadar şirket içindeki yetkili herkesin aynı anda ve hızlı bir şekilde uyum belgelerinin en doğru ve güncel versiyonlarına kolayca erişmesini sağlar. Bu bilgilerin güncel ve tamamen erişilebilir olması olası bir denetim, inceleme, dava ve/veya soruşturma olması durumunda hakların korunması ve gerektiğinde kullanılabilmesi açısından da büyük bir avantaj sağlar. Aynı zamanda bu sistem sayesinde denetçi, müşteri ve yargı organları nazarında uyum programının uygunluğunun ve takibinin yapıldığı da kanıtlanabilir.

Sonuç

Türkiye’nin lokomotif sektörlerinden biri olan ve giderek gelişen gayrimenkul sektöründe uyum süreçlerinin, butik inşaat şirketlerinden Türkiye'nin en büyük gayrimenkul yatırım ortaklıklarına kadar bu sektörde yer alan herkes için büyük önem arz ettiğini söylemek mümkündür. Hukuka aykırı işlemlerin ve yolsuzlukların önüne geçilmesi, çalışanlara güvenli bir iş ortamı sağlanması, hızla gelişen ve değişen sektör dinamikleri karşısında işletmenin korunması, gerek şirketin olası bir yasal uyumsuzluktan doğabilecek itibar ve kâr kaybının engellenmesi gerekse yönetim kurulunun sorumluluk riskinin azaltılması için, gayrimenkul sektöründeki uyum düzenlemeleri hakkında bilgi sahibi olmak önem arz etmektedir. Her ne kadar SPK’ya tabi olmayan gayrimenkul şirketleri dışında uyum programı uygulaması henüz yasal bir zorunluluk olmasa da uyum programının küresel anlamda çok sık başvurulan güncel, önemli ve önleyici bir işlevi olduğunun bilinciyle aksiyon alınması, şirketleri gelecekteki olası risklerden koruyacaktır. Aksi takdirde, uyum sürecinin doğru yönetilememesi veya eksik noktalar içermesi şirketler aleyhine ciddi mali ve hukuki sonuçlar doğurabilir.