Rekabet Kurumu Yerinde İnceleme Süreçlerinin Etkin Yönetimi: Teşebbüsler için Rehber

4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun’un (“Kanun”) 15. maddesi uyarınca Rekabet Kurulu (“Kurul”) görevlerini yerine getirirken gerekli gördüğü hallerde, uzmanlar tarafından teşebbüsler ziyaret edilerek inceleme ve denetleme faaliyetlerini yürütebilir. Bu maddeye göre, uzmanlar şirketlerin her türlü fiziki ve elektronik bilgi ve belgelerini inceleyebilir ve kopyalarını alabilir. Teşebbüsler, Kanun’un 15. maddesinin uygulanmasına yönelik olarak talep edilen bilgi ve belgeleri vermek, yerinde incelemeyi engellememek veya zorlaştırmamakla yükümlüdür.

Kanun’un 16. maddesine göre, istenen bilgi ve belgelerin eksik, yanlış veya yanıltıcı şekilde verilmesi ya da hiç verilmemesi durumunda, şirketlerin yıllık gayri safi gelirlerinin binde biri oranında idari para cezası uygulanır. Yerinde incelemenin engellenmesi veya zorlaştırılması durumunda ise yıllık gayri safi gelirlerin binde beşi oranında idari para cezası kesilir. Ayrıca, Kanun’un 17. maddesine göre, eksik verilen bilgi ve belgeler belirlenen süre içinde tamamlanmazsa ya da inceleme engellenirse, bu fiillerden dolayı ek para cezası uygulanır.

Yerinde inceleme süreçlerine ilişkin Rekabet Kurumunun son dönemdeki tutumunun teşebbüsler için endişe verici olması bu süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesini her geçen gün daha kritik hale getirmektedir. Yerinde inceleme süreçleri hem ülkemizde hem de global ölçekte incelendiğinde, bu süreçlerin hassasiyetinin ve etkin yönetiminin büyük önem taşıdığı görülmektedir. Bu doğrultuda, sürecin başarılı bir şekilde yönetilmesi için uyulması ve kaçınılması gereken tutumlar özenle belirlenmelidir.

Yapılması Gerekenler 

Hukuki destek alınmalıdır:

Yerinde inceleme, ani gelişen ve baskın niteliği taşıyan bir denetimdir. Bu sebeple gerek inceleme esnasında gerek inceleme öncesinde hukuki destek olmak büyük önem taşır. Hukuki bir destekle şirketin rekabet hukuku açısından kendisini denetleyebileceği bir uyum programı yaratmak, inceleme öncesinde ihlallerin tespit edilmesini ve giderilmesini sağlayacaktır. Ayrıca, olası bir yerinde incelemede izlenecek prosedürü düzenleyen stratejik bir inceleme planı oluşturulması şirketi incelemeye hazır tutacaktır. Örneğin incelemeye gelen uzmanların karşılanacağı yeri belirlemek, uzmanlar geldiğinde şirket yetkililerine veya avukatlarına haber vermek gibi hususlar önceden belirlenmelidir. Bu şekilde, yerinde incelemelere daha etkin bir şekilde yanıt verilebilir ve süreç daha sağlıklı bir biçimde yönetilebilir.

Şirket içi eğitimler düzenlenmelidir:

Şirketler, yerinde inceleme süreçlerine yönelik çalışanlarına eğitim vermelidir. Bu eğitimler rekabet hukukuna uyum programı kapsamında düzenlenebilir. Çalışanlar, yerinde inceleme esnasında verdikleri ifadelerin ve sağladıkları bilgilerin hangi sonuçlara yol açabileceğini bilmeli ve bilinçli hareket etmelidir. Gerektiğinde şahsi telefon ve bilgisayarlarının da incelenebileceğinden haberdar olmalıdır. Çalışanlar, her soruya yanıt verme zorunluluğunun olmadığını da bilmelidir. Şirket çalışanlarının rekabet hukuku kurallarına ve yerinde inceleme prosedürüne aşina olmaları sürecin daha iyi yönetilmesine katkı sağlayacaktır.

İncelemeyi gerçekleştiren uzmanlar ile iş birliği içinde olunmalıdır:

Yerinde incelemeyi gerçekleştiren uzmanlar teşebbüsün fiziki ve elektronik her türlü verilerini ve belgeleri inceleyebilir ve kopyalarını alabilir. Bu nedenle teşebbüs yetkilileri, inceleme sırasında talep edilen bilgi ve belgelerin sunumu konusunda tam destek vermelidir. Bu noktada bilişim sistemlerine erişim sağlamak, elektronik dosyalara uzaktan erişim izni vermek önem arz etmektedir. Zira Kurul, elektronik dosyalara uzaktan erişimin sağlanmaması ya da geç sağlanması eylemini incelemeyi zorlaştırıcı bir eylem olarak kabul etmekte ve yıllık gayri safi gelirin binde beşi oranında idari para cezası vermektedir.[1] Öte yandan yerinde inceleme sırasında uzmanların istek ve taleplerine karşı duyarlı ve işbirlikçi bir tutum içerisinde yaklaşmak da incelemeyi kolaylaştıracak ve incelemenin daha sağlıklı ilerlemesine katkı sağlayacaktır. 

Gizliliğe dikkat edilmelidir:

İnceleme sırasında uzmanlar tarafından çeşitli belgeler incelenebilecek ve bu belgelerin kopyaları alınabilecektir. İncelenecek belge ve verilerin gizliliğe dair veriler içermesi muhtemeldir. Bu yüzden inceleme esnasında şirket çalışanlarının ve üçüncü kişilerin veri gizliliğine ilişkin konulara dikkat edilmelidir. İnceleme yapan uzmanları kişisel veri içeren bilgi ve belgeler hakkında bilgilendirmek olası veri ihlallerini engelleyecektir.  

Ek olarak, avukat- müvekkil arasında yapılan yazışmalar savunma hakkı ve dolayısıyla avukat- müvekkil gizliliği gereği olarak korunması gerektiği unutulmamalıdır. 

Bilgi ve belgeler için envanter tutulmalıdır:

İnceleme sırasında incelenen ve alınan tüm belgeler uzmanlarca düzenlenen tutanakla tespit edilir ve bu tutanak şirket yetkilileri tarafından imzalanır. Tutanakla tespit edilmiş ve kaydedilmiş hususlar şirket aleyhine kullanılabilir. Özellikle tutanaklarda bir yanlışlık olması yahut alınan bir belgenin aleyhe delil olarak kullanılması ihtimaline karşılık uzmanlarca incelenen ve alınan tüm dokümanların bir kopyası mutlaka bulundurulmalı ve hatta mümkünse buna yönelik bir doküman envanteri oluşturulmalıdır. Bu envanter soruşturma süreci açısından önem arz etmektedir.

Yapılmaması Gerekenler 

İnceleme başladığı andan itibaren hiçbir veri silinmemelidir:

Kurul’un yerleşik içtihadına göre yerinde inceleme başladıktan sonra klasör, e-posta veya mesaj gibi verilerin silinmesi, delil karartma girişimi olarak değerlendirilmekte ve bu durum incelemeyi zorlaştırıcı bir eylem olarak kabul edilmektedir. Silinen belgelerin inceleme konusuyla ilgili olup olmaması veya geri getirilebilmesi, yerinde incelemenin engellenip engellenmediği değerlendirmesinde dikkate alınmamaktadır.[2] Bu yüzden, inceleme başladıktan sonra herhangi bir belge ya da veri imha edilmemeli ve inceleme sürecine müdahale edilmemesi sağlanmalıdır. Gerekirse inceleme sırasında şirket yetkilileri herhangi bir belge veya bilginin silinmemesi, veri bütünlüğünün korunması yönünde talimat vermelidir.  

Uzmanlar tarafından talep edilmeyen belgeler paylaşılmamalıdır:

İnceleme esnasında teşebbüs çalışanlarının her soruya cevap vermeme, yeri geldiğinde susma hakkı vardır. Bu hak teşebbüs çalışanlarına aynı zamanda başvuru sahibi tarafından açıkça talep edilmemiş ve Kurul tarafından incelenmesi istenmemiş olan bir belgeyi gönüllü olarak sunmama inisiyatifini tanır. Başka bir deyişle, bir belge başvuru sahibi tarafından açıkça talep edilmedikçe ve uzmanlar bu belgeyi incelemeyi talep etmedikçe incelemeye sunulmamalıdır. Bu durum soruşturma süreci için önem arz etmektedir.

Gizlilik kötüye kullanılmamalıdır:

Avukat-müvekkil gizliliği gereği bazı bilgi ve belgeler savunma hakkı kapsamında korunmaktadır. Benzer şekilde, kişisel veri içeren bilgi ve belgeler de kişisel verilerin korunması kapsamında incelemeden muaf tutulabilmektedir. Ancak, savunma hakkıyla ya da kişisel verilerle doğrudan ilgili olmayan veya rekabet hukukunun ihlaline yol açan belgeler gizlilik kapsamında korunmaz ve inceleme konusu yapılır. Rekabet ihlali oluşturan eylemleri incelemeden muaf tutmak amacıyla avukat-müvekkil gizliliğinin kötüye kullanılması, incelemenin engellenmesi veya zorlaştırılması sonucunu doğurabilir. Bu nedenle, avukat-müvekkil gizliliğini kötüye kullanmaya yönelik davranışlardan kaçınılmalıdır.

Uzmanların taleplerine karşı duyarsız olunmamalıdır:

Uzmanlara karşı olumsuz bir tutum sergilemekten veya soruşturmayı engellemekten kaçınmak, teşebbüsün çıkarları açısından kritik önem taşır. Uzmanların talimatlarına mümkün olduğunca uymak ve gerekli desteği sağlamak gerekir. Ancak, her adımda hukuki görüş almak da son derece önemlidir. Özellikle bilgi veya belgeleri sunma konusunda, uzmanların talebini reddetmeden önce avukata başvurmak gereklidir. Reddin hukuki olarak gerekçelendirilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bu nedenle, inceleme sürecinde hukuki destek alarak uzmanlarla iş birliği içinde olmak, olası riskleri azaltacaktır.

Yerinde inceleme sırasında uzmanlar gözetimsiz bırakılmamalıdır:

Uzmanların gözetimsiz bırakılması, inceleme sürecinde teşebbüsün kontrolünü kaybetmesine ve belgeler veya süreçlerle ilgili istenmeyen sonuçlara yol açabilir. Hem inceleme sürecinin şeffaf bir şekilde ilerlemesini sağlamak için hem de olası yanlış anlaşılmaları veya hataları önlemek için inceleme sırasında mutlaka uzmanlara eşlik edilmelidir. Bu nedenle, uzmanlara eşlik edecek yetkili bir çalışan atanması, sürecin sorunsuz ilerlemesi ve uzmanların ihtiyaç duyduğu bilgilerin sağlıklı bir şekilde temin edilmesi açısından önemlidir. Uzmanlara eşlik eden çalışanın uzmanlar ile iş birliği içerisinde olması ve soğukkanlı bir şekilde davranması önem arz etmektedir.

Sonuç

Yerinde inceleme süreçleri hem hukuki hem de operasyonel açıdan teşebbüsler için yüksek hassasiyet gerektiren bir nitelik taşır. Teşebbüslerin bu sürece önceden hazırlıklı olmaları, uygun stratejik planlar ve eğitimlerle çalışanlarını bilgilendirmeleri büyük önem arz etmektedir. İncelemeyi gerçekleştiren uzmanların taleplerine karşı duyarlı ve iş birliği içinde olmak, yerinde incelemeleri daha sorunsuz bir şekilde yönetmeye olanak tanır. Aynı zamanda, hukuki danışmanlık alarak süreci yakından takip etmek, rekabet uyum programları gerçekleştirmek olası risklerin minimize edilmesine ve cezai yaptırımlardan kaçınılmasına yardımcı olacaktır. Sonuç olarak, yerinde incelemelerin başarılı bir şekilde yönetilmesi, şirketin itibarını ve yasal güvenliğini koruyarak uzun vadede daha sağlıklı bir iş ortamı yaratır.

Kaynakça

Kurul’un 19-38/584-250 Sayılı Kararı . (2019, 11 07). Rekabet Kurumu: https://www.rekabet.gov.tr/Karar?kararId=f36e9c11-c48a-43dc-8c07-e6b1297f06ed adresinden alındı

Kurul’un 24-19/416-169 Sayılı Kararı. (2024 , 04 18). Rekabet Kurumu: https://www.rekabet.gov.tr/Karar?kararId=2e10e853-a792-4fda-9122-1befc6e5dfa0 adresinden alındı